Identificare gli ospiti e comunicare i dati tramite Alloggiati Web, ma non conservare copie dei documenti oltre quanto strettamente necessario.
Il Garante per la protezione dei dati personali ha fornito chiarimenti rilevanti sul trattamento dei documenti di identità degli ospiti da parte delle strutture ricettive. L’intervento riguarda anche campeggi, villaggi turistici e strutture all’aria aperta, chiamati a verificare con attenzione le proprie procedure di check-in e gestione dei dati personali.
Il punto centrale è semplice: le strutture devono identificare gli ospiti e comunicare i relativi dati all’autorità di pubblica sicurezza attraverso il sistema “Alloggiati Web”, come previsto dall’art. 109 del TULPS. Questo obbligo consente il trattamento dei dati necessari alla comunicazione, ma non autorizza la conservazione sistematica di copie cartacee o digitali dei documenti di identità.
Il Garante ricorda infatti che, una volta effettuata la trasmissione dei dati e ottenuta la ricevuta dal sistema, eventuali copie dei documenti devono essere cancellate o distrutte. La ricevuta di avvenuta comunicazione è invece il documento che deve essere conservato per cinque anni.
Particolare attenzione va posta alle prassi di fotografare i documenti con smartphone, conservarne scansioni o richiederne l’invio tramite servizi di messaggistica, come WhatsApp. Si tratta di modalità che possono aumentare i rischi per la riservatezza degli ospiti e per la sicurezza dei dati personali, anche in relazione a possibili furti di identità o accessi non autorizzati.
Le strutture sono quindi invitate a limitare la raccolta dei dati a quanto strettamente necessario, a istruire correttamente il personale addetto all’accoglienza, a informare gli ospiti sulle modalità di trattamento e a verificare i rapporti con eventuali fornitori di software gestionali o servizi digitali, nel rispetto del GDPR.
Assocamping suggerisce alle imprese associate a riesaminare le proprie procedure interne, evitando la conservazione non necessaria di copie dei documenti di identità e adottando modalità di raccolta e gestione dei dati sicure, proporzionate e conformi alla normativa vigente.
In sintesi
✅ Identificazione degli ospiti
Le strutture devono identificare gli ospiti e trasmettere i dati tramite il portale Alloggiati Web, come previsto dalla normativa di pubblica sicurezza.
❌ No alla conservazione dei documenti
Dopo l’invio dei dati, non devono essere conservate fotocopie, scansioni, fotografie o immagini digitali dei documenti di identità degli ospiti.
📄 Ricevuta da conservare
Va conservata per cinque anni la ricevuta di avvenuta comunicazione generata dal sistema.
📱 Attenzione a smartphone e WhatsApp
Il Garante richiama particolare attenzione sull’uso di foto da cellulare, invii tramite messaggistica istantanea o strumenti digitali non adeguatamente regolati.
👥 Personale formato
È necessario fornire istruzioni chiare agli addetti al check-in, in particolare sul divieto di trattenere copie dei documenti dopo gli adempimenti di legge.
🔐 Procedure da verificare
Le strutture sono invitate a controllare le proprie procedure interne e i rapporti con eventuali fornitori di software gestionali o servizi digitali, nel rispetto del GDPR.
Link al testo della nota del Garante Privacy
Garante Privacy: Nota di chiarimento in materia di trattamento dei documenti di identità…